Con la digitalización que estamos viviendo de prácticamente todo a nuestro alrededor están apareciendo muchas herramientas nuevas que nos permiten controlar cada vez más aspectos de nuestra empresa.

Adaptarse a las nuevas tecnologías puede ser un reto debido a la velocidad en la que estas aparecen y desaparecen, pero pocos se pueden permitir desaprovechar las ventajas que proporcionan.

Los ERP para gestión de inventarios son un ejemplo de estas herramientas 2.0., que prometen mejorar la productividad, abaratando costes en el proceso.

¿Qué es un ERP?

Un sistema ERP es el acrónimo de enterprise resource planning, es decir, un sistema de planificación de recursos empresariales. Un sistema ERP es el encargado de manejar modularmente la producción, logística, administración de inventario, distribución de recursos, facturas, contabilidad, envíos, calidad e incluso recursos humanos.

Así, según su finalidad, podemos decir que los ERP son aplicaciones que automatizan las actividades de organización y gestión de la cadena de suministros gracias a la utilización de una sola base de datos que recopila información de todos los sectores de la empresa. Esta centralización y estandarización de la información facilita y agiliza en gran medida la toma de decisiones, reduce los costes y permite un mayor control de cualquier aspecto que requiera atención.

Tipos de ERP

Actualmente en el mercado existen distintas soluciones ERP, que se dividen principalmente en función de las necesidades, del sector y el tamaño de la empresa a gestionar y en el formato en el que se presenta el ERP.

• Preparametrizado: para sectores especializados, el ERP es adaptado y se amolda a las necesidades del mercado y de la industria en la que va a trabajar antes de la implantación.

• A medida: el sistema ERP se personaliza al milímetro para adaptarse a las necesidades de la empresa en concreto. Suele darse en casos de empresas muy grandes con el presupuesto suficiente para invertir en su propio sistema logístico.

• Genérico: cualquier ERP que no esté especialmente adaptado a una empresa o sector en concreto entra dentro de esta categoría. Son los ERP más comunes y con los que se debería hacer una prueba antes de realizar la importante inversión que representa un ERP pre-parametrizado o a medida.

En función del formato en el que se contrata el ERP también encontramos distintas categorías:

• ERP Cloud: la principal característica diferencial de los ERP Cloud es que el precio de la contratación de sus servicios varía en función de la cantidad de almacenamiento que los datos de la empresa ocupen en sus servidores. Así el presupuesto siempre se adapta al crecimiento y evita «ahogar» a empresas más pequeñas con gastos difíciles de gestionar.

• ERP SaaS: el formato SaaS (Software as a Service) funciona como una suscripción, generalmente en forma de plataforma web, en la que el usuario puede iniciar sesión desde cualquier dispositivo con una conexión a internet. Esto hace que no sea necesario actualizar el equipo ni instalar ningún software específico para usar el ERP.

ERP para un almacén: qué buscar

Prácticamente cualquier empresa que comercialice productos, ya sea mediante el proceso de fabricación o solo por distribución, necesita una forma de gestionar sus almacenes. Información sobre la cantidad de stock, la ubicación de la mercancía, su fecha de caducidad, los tiempos de entrega, la reposición… Todos ellos son factores que, cuando están bien estructurados, hacen funcionar la maquinaria, pero que si se dejan de banda empezarán a causar serios problemas en la logística de la empresa.

Vamos a hacer un resumen de las principales necesidades de un almacén o centro logístico y qué puede aportar un ERP en su gestión.

Recepción

La recepción de mercancías se entiende por el proceso en el que los productos previamente adquiridos a cualquier proveedor llegan al almacén. Antes de ser ubicada en su sitio definitivo en el almacén, la mercancía suele ser clasificada, pesada, etiquetada y sujeta a distintos controles de calidad en función del sector en el que se trabaje.

Ya desde el inicio del proceso nos podemos encontrar con problemas que harán efecto bola de nieve de no ser gestionados correctamente, especialmente en el caso de artículos con fecha de caducidad, por lo que la recepción es un proceso clave en la gestión del almacén. Automatizar la recepción, especialmente la clasificación, control de calidad y etiquetado de productos mediante un ERP de almacenes, agilizará el proceso y reducirá en gran medida los errores provocados por el factor humano.

Además, uno de los principales objetivos de la clasificación de mercancías durante la recepción es el de ordenar los productos para luego poder conocer su ubicación en el almacén, lo que sin duda resulta en un ahorro de tiempo y, por extensión, dinero.

Etiquetado

Clasificar todos los artículos para su posterior almacenamiento es sumamente importante, igual que lo es etiquetarlos para su posterior inspección y localización en el almacén. Sin un sistema de etiquetado que tenga una buena lógica podemos volver a crear problemas con efecto bola de nieve, dejando en el fondo del almacén artículos cuyo etiquetado pasará desapercibido por, por ejemplo, el equipo de ventas, y no lo tengan en cuenta a la hora de hacer promociones o simplemente incluirla en el catálogo. O tendremos a un operario buscando artículos que no existen, o almacenados en una zona donde no deberían estar.

Todo esto supone una inversión de tiempo, personal y carga de trabajo que se puede aliviar mediante un sistema automatizado. Cuanto más grande sea la empresa, más se notarán los beneficios de implementar un sistema ERP de almacén.

Algunos sistemas ERP aseguran una reducción del 75 % en el tiempo de desarrollo de plantillas de etiquetas y costes de personal al integrar la impresión de etiquetas dentro de la base de datos centralizada, así como un 50 % menos de errores de etiquetado y sus subsecuentes devoluciones por parte de los clientes.

Almacenamiento

Las empresas necesitan aprovechar el espacio de la mejor manera posible para darle rentabilidad, en un delicado equilibrio entre facilidad de acceso a los artículos almacenados, unas condiciones que permitan su buena conservación y la propia capacidad de almacenamiento. Además, los artículos deberán estar organizados de una forma en que sean fáciles de encontrar para los operarios, de ahí la importancia crítica de clasificar la mercancía que comentábamos antes.

En el caso de almacenamiento en frío de productos alimentarios las medidas deben extremarse aún más si cabe, ya que un error podría no solo costar la inversión que se ha realizado al comprar el artículo al proveedor, sino que podría afectar a la salud del consumidor, afectando directamente a la vida de alguien y propinando un tremendo golpe a la credibilidad de la marca, provocando además graves sanciones administrativas.

Es por eso que existen sistemas de gestión ERP para empresas de transporte y almacenamiento refrigerado, desarrollados para controlar y gestionar las temperaturas, registro de los lotes y las fechas de producción, caducidad y consumo preferente de los productos.

Preparación

Hasta ahora estábamos viendo el proceso de llegada de los artículos, pero igual o más importante es el proceso contrario, el que empieza en nuestro almacén y acaba en casa del consumidor.

La preparación de pedidos o picking es el proceso de recogida de los materiales para prepararlos para su empaquetado y posterior envío.

Generalmente, en el almacén, los artículos no están almacenados por unidad, sino por cajas conteniendo hasta decenas del mismo artículo, por lo que una correcta visualización del inventario en tiempo real es indispensable para gestionar la entrada y salida de productos, especialmente sensible durante épocas como el black friday o navidades.

Una mala gestión en la preparación de pedidos puede limitar la fluidez en la cadena de suministro, afectando negativamente al balance entre entrada y salida de productos. Si hay ventas, pero estas no pueden prepararse a la misma velocidad sin que el departamento de compras lo sepa, el almacén acabará lleno y los clientes descontentos.

Un sistema ERP de gestión de almacén soluciona dos problemas de golpe: primero, al haber imprimido las etiquetas durante la fase de clasificación el producto estará donde debe estar, y segundo, el departamento de compras tendrá toda la información necesaria al tener una base de datos centralizada y accesible por todos.

Envío

Siguiendo con el viaje de los productos, una vez estos han sido empaquetados y preparados, es momento de enviarlos fuera del almacén hacia su destino. Ya sea un centro logístico, un comercio o la casa de un particular, el principal reto logístico es que el producto llegue.

Puede parecer redundante, pero la mayoría de problemas ocurren durante el proceso de envío, ya que conforme aumenta la cadena de intermediarios implicados en el transporte del producto, se multiplican las probabilidades de que acabe surgiendo algún problema que represente o bien el extravío de la carga, o unas condiciones de almacenamiento que dañen el artículo y este acabe siendo devuelto por el comprador.

Es difícil imaginar cuántos paquetes hay ahora mismo siendo enviados. Solo que una empresa haga 20 envíos al día (las hay que realizan centenares de veces esa cifra) necesitará sí o sí un sistema de control de los paquetes que le permita tanto a la empresa como al comprador saber en qué punto de la ruta está su producto y cuándo llegará. Y lo mismo pasa con los productos que la empresa compra.

Los sistemas ERP permiten automatizar todo este proceso, incluso el de creación de albaranes y etiquetas para el envío.

Reposición

En conjunto con todo el proceso logístico, es posible la automatización de la reposición de productos mediante un sistema ERP gestión almacén. Cuando el producto es recogido por un operario en la fase de picking, este se reducirá del inventario.

Cuando el inventario se reduzca hasta el punto que ponga en peligro la cadena de producción, es decir, cuando exista la posibilidad de que la cantidad de artículos que salga del almacén sea superior a la cantidad de artículos almacenados, el sistema ERP puede, automáticamente, realizar un pedido al proveedor del artículo en concreto, salvando así la situación.

Fecha de caducidad

Si el proceso de logística de un almacén resulta complicado de por sí, se complica aún más si los artículos almacenados tienen fechas de caducidad. Requiere de muchos datos encontrar el balance para que siempre puedan salir productos del almacén en buen estado sin tirar ninguno porque ha caducado.

De nuevo, tener toda la información centralizada mediante un sistema ERP resulta de gran ayuda.

Ventajas de los ERP de almacén

• Al ejecutarse la mayoría de procesos sin la necesidad de que intervenga una persona, el factor humano se reduce, rebajando el índice de fallo y minimizando los errores en el proceso, lo que se traduce en una mayor productividad.

• Al tener bien clara la capacidad de almacenamiento de cada producto y su ubicación en el almacén, todo el proceso tanto de preparación como de almacenamiento se agiliza, facilitando y favoreciendo la relación tanto con los clientes como con los proveedores.

• Al estar conectado a toda la red de internet, los envíos se pueden hacer mucho más eficientemente ofreciendo la opción que más convenga en cada momento.

Desventajas de los ERP

Inversión inicial

Un ERP es una plataforma que proporciona mucho valor al usuario, pero que también requiere de un mantenimiento constante por parte de la empresa desarrolladora, ya que el mercado es un ente viviente mutando cada día, creando la necesidad de adaptarse a él. Es por eso que iniciar el proceso de transición hacia un sistema ERP puede ser algo costoso.

Lo primero que tendríamos que hacer es concretar cita con la empresa que quisiéramos contratar para que nos hiciera una consultoría y nos pudiera informar sobre las mejores opciones disponibles dadas las características de nuestra empresa.

Normalmente los ERP se contratan por licencias, ya sea por usuario o por dispositivo. Sea cual fuere el caso, a este gasto habría que sumarle el coste del hardware si fuera necesario (en las modalidades SaaS y Cloud nos ahorraríamos este gasto).

Si la empresa que se decide a hacer el cambio funciona bien, no supondrá un gasto que ahogue sus beneficios y los lleve a tener pérdidas, pero si es una empresa que acaba de empezar quizá todavía no sea necesaria la implementación de algo tan complejo como un sistema ERP en su almacén.

Preparación de los trabajadores

Habrá que preparar a los trabajadores para que se adapten al nuevo sistema, ya que al ser una plataforma que engloba todos los sectores de la logística, prácticamente todo el personal tendrá contacto con él.

Es por eso que habrá que hacer una inversión en forma de horas de trabajo para enseñar a los trabajadores la manera de utilizarlo, así como la creación de un método correcto de trabajo que permita sacar el máximo partido lo antes posible para empezar a girar la rueda de la productividad de nuevo. Si no se piensa en contratar a más trabajadores, esto podría resultar en retrasos en la producción debido a la falta de personal, así que es algo que hay que tener en cuenta.

Muchas empresas contratan a trabajadores que colaboren durante la transición a un sistema ERP, lo que ayuda a evitar este tipo de problemas.

Se tarda en ver los beneficios

El cambio no va a ser inmediato, así que no vas a ver los beneficios al día siguiente de haber contratado un sistema ERP. Pero llegarán.

Según un estudio realizado por SoftDoit sobre los ERP, un 55,3 % de las 93 empresas encuestadas aseguró recuperaron la inversión tras haber transcurrido dos años desde el inicio de la implementación. A escala comercial no es una cantidad de tiempo muy grande, de hecho se podría considerar corta, pero quizá algunas empresas no estén preparadas para aguantar dos años de presión hasta recuperar la inversión.

Hay que tenerlo claro, hay que tener beneficios y hay que estar seguros de que será una medida necesaria que ayudará a la empresa a crecer.

Las empresas que más se esfuercen en recuperar la inversión tardarán menos en ver los beneficios de contratar un sistema ERP.

Tiempo de adaptación

En la misma línea que los beneficios, por más eficientes que sean nuestros trabajadores no van a poder adoptar las medidas necesarias para implementar el sistema ERP de forma inmediata. Ciertas metodologías, especialmente la de rellenar todos los campos para crear la base de datos, van a requerir unas semanas de adaptación. Somos personas, animales de costumbres, así que es algo que no podemos evitar.

Lo importante es saber que una vez esté el proceso en funcionamiento, todo irá sobre ruedas.

Si hacemos un balance de los pros y los contras de adaptar un sistema ERP en nuestro almacén, podemos ver que es solo cuestión de aguantar el tiempo suficiente para ver los beneficios y que a partir de ahí todo serán ventajas.

Y es que, al final, lo importante es poder cumplir con la demanda de nuestros clientes para proporcionar una buena experiencia al usuario, y mejorar la logística en el almacén, agilizando los procesos de recepción, empaquetado y envío y centralizando toda la información es una buena manera de conseguirlo.