Gestionar proyectos es una tarea cuanto menos compleja, y es que no siempre podemos tenerlo todo bajo control. Muchas veces, los plazos se alargan, los gastos se disparan y falta organización en el equipo, ¿verdad?
Si estos problemas te resultan familiares, no te preocupes: pasan en la mayoría de las empresas, pero existe una solución. La clave está en utilizar estrategias eficaces para organizar los procesos empresariales y, sobre todo, en dar con la metodología de gestión de proyectos adecuada.
En este artículo te contamos cuáles son las metodologías de gestión de proyectos más efectivas para las empresas y cómo pueden ayudarte a desempeñar mejor tu labor.
¿Qué es una metodología de gestión de proyectos?
Para empezar, cuando hablamos de metodología de gestión de proyectos nos estamos refiriendo al conjunto de principios, técnicas y procedimientos que usamos para planificar, ejecutar y completar un proyecto con éxito.
Dicho de otra manera, es el camino que sigues para asegurarte de que todo va como debería ir, desde el inicio del proyecto hasta la entrega final.
Motivos para usar una de estas metodologías de proyectos
Como podrás imaginar, sin una metodología clara, los proyectos se vuelven caóticos: las tareas se solapan, los equipos no saben qué hacer y los objetivos se diluyen.
Esta metodología sirve como una guía estructurada para lograr resultados y hacerlo, además, dentro de los plazos y los presupuestos estipulados, minimizando riesgos y optimizando los recursos.
Estos son algunos de los motivos por los que te recomendamos usar una buena metodología de gestión de proyectos:
- Mejora la organización del proyecto y deja claro qué hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y quién lo hace.
- Facilita la gestión de los recursos, reduciendo las pérdidas de tiempo y dinero.
- Ayuda a planificar cada fase del proyecto y cumplir con los plazos establecidos.
- Permite anticiparse a posibles problemas y solucionarlos antes de que afecten al proyecto.
- Fomenta la comunicación dentro del equipo.
- Posibilita un seguimiento preciso del proyecto y el ajuste de las estrategias en tiempo real.
Metodologías de gestión de proyectos más populares
Ahora que ya sabes por qué son tan importantes, vamos a echar un vistazo a algunas de las metodologías de gestión de proyectos más utilizadas por las empresas.
Cada una tiene sus particularidades, así que te recomendamos elegir la que mejor se adapte tanto a tu compañía como al tipo de proyecto en cuestión.
1. Metodología SCRUM
En primer lugar está SCRUM, una metodología ágil que divide los proyectos en ciclos cortos llamados sprints. Estos duran aproximadamente un mes y tienen unos objetivos concretos que deben cumplirse para poder continuar. Al final de cada sprint, el equipo revisa lo que se ha hecho y planifica el siguiente paso.
SCRUM es especialmente útil para grandes proyectos que requieren flexibilidad y suelen necesitar muchos cambios, ya que te permite ir haciendo ajustes sobre la marcha. Además, favorece la colaboración y la retroalimentación continua entre los miembros del equipo.
2. Metodología Agile
Agile no es solo una, sino un conjunto de metodologías de gestión de proyectos que, al igual que SCRUM, se enfocan en la flexibilidad y la colaboración.
Están basadas en ir entregando de forma constante y rápida las distintas partes funcionales del proyecto. Así, el equipo puede hacer correcciones y mejoras en tiempo real, lo que asegura la calidad de cada entrega y reduce enormemente los riesgos de que el proyecto no cumpla con las expectativas finales.
Las metologías Agile son muy populares, por ejemplo, en proyectos tecnológicos y de desarrollo de software.
3. Metodología de Ruta Crítica
Si tu prioridad es el control absoluto del tiempo y los recursos del proyecto, la metodología de Ruta Crítica es ideal en estos casos.
Esta técnica se centra en identificar las tareas que son fundamentales para que el proyecto avance. Te permite visualizar qué acciones deben completarse, en qué orden y cuántos recursos necesitas para evitar retrasos. Es una opción estupenda para proyectos en los que cada segundo cuenta.
4. Metodología Kanban
Kanban es otra metodología de gestión de proyectos ágil, que hace hincapié en la visualización del flujo de trabajo.
Para ello utiliza un tablero, normalmente digital, en el que se dividen las tareas en columnas, como “Por hacer”, “En progreso” y “Terminado”. Así todos los miembros del equipo pueden ver en qué está trabajando cada uno y qué cosas hay pendientes.
Entre otras ventajas, Kanban ayuda a priorizar tareas y, sobre todo, a evitar cuellos de botella.
5. Otras metodologías para la gestión de proyectos
Aunque las metodologías de gestión de proyectos que te hemos nombrado son las más populares, existen otras que también pueden ser muy útiles dependiendo del tipo de proyecto y de las necesidades de tu empresa. Por ejemplo Lean, una metodología enfocada en la reducción de desperdicios.
Sabemos que dar con la metodología correcta puede parecerte un poco abrumador, pero recuerda que lo más importante es adaptar la gestión a la realidad de tu equipo y proyecto. Muchas veces, lo mejor es hacer uso de una combinación de varias metodologías al mismo tiempo.
Problemas comunes en la gestión de proyectos
Puede que ya hayas encontrado la metodología ideal, pero eso no significa que tu proyecto vaya a estar exento de problemas. Hay infinidad de inconvenientes que pueden -y suelen- surgir durante el desarrollo de un proyecto, y en GOLIVE lo sabemos de primera mano.
Por eso la verdadera clave está en optimizar la gestión diaria de cada proyecto. Y más especialmente en lo que concierne a los procesos empresariales, como te hemos comentado al principio de este artículo.
A lo largo de todos nuestros años de experiencia, nos hemos especializado en resolver algunos de los problemas más comunes que afectan a la gestión de proyectos no solo en compañías de servicios, sino también en empresas que gestionan su fabricación por proyectos.
Estos son los 11 retos más habituales que solemos detectar:
- Falta de visibilidad sobre el estado de los proyectos hasta que ya están firmados, lo que impide una planificación adecuada.
- Inversión excesiva de tiempo en la creación de un proyecto.
- Gestión ineficaz de los recursos, como la dependencia del papel para los partes de trabajo, que ralentiza la operación y requiere más personal administrativo.
- Dificultades para ofrecer fechas de entrega fiables debido a una planificación inadecuada de los recursos.
- Falta de integración entre la gestión de proyectos y la planta productiva.
- Pérdida de documentación importante del proyecto.
- Dificultades para analizar el impacto de los gastos generales en los resultados de los proyectos.
- Falta de proactividad ante retrasos.
- Incapacidad para calcular si el proyecto está siendo rentable hasta que no ha finalizado.
- Problemas para gestionar el trabajo en curso.
- Necesidad de consultar el detalle de las partidas presupuestarias para asegurar una gestión eficaz.
La importancia de escoger un software de gestión de proyectos adecuado
Todos estos desafíos son comunes, por eso es completamente normal que te resulten familiares. La buena noticia es que pueden solucionarse y es más sencillo de lo que parece: solo hace falta implementar un sistema ERP avanzado en tu empresa.
Es el caso, por ejemplo, de Sage X3, que ofrece una integración completa de todas las áreas de un proyecto, lo que va a permitirte una visión global del mismo en tiempo real. En GOLIVE podemos ayudarte a encontrar el software de gestión de proyectos adecuado a tus necesidades, así como a sacarle el máximo partido posible.
Con un ERP como Sage X3, puedes integrar la metodología que hayas escogido, así como maximizar la eficiencia de cada fase del proyecto.
¿Cómo? Gracias a su completa funcionalidad, que te permite mantener un control riguroso de los costes, planificar de forma inteligente, colaborar en tiempo real y generar informes analíticos detallados.
No te lo pienses más: confía en GOLIVE para hacer realidad la transformación digital que tu negocio necesita. Disfrutarás de las múltiples ventajas de un ERP estándar, pero adaptado al 100% a tus necesidades concretas.
Y, si tienes dudas o necesitas más información, contacta con nosotros. Estamos a tu disposición para lo que haga falta.
