¿En qué consiste un proyecto ERP?

La implantación de un ERP es un proyecto crucial para cualquier empresa, requiere de la colaboración de todos los departamentos implicados. Tras detectar la necesidad, todas las empresas suelen pasar por una serie de fases.

1. Análisis de las necesidades de la empresa

Durante esta fase se recopila información sobre posibles carencias y mejoras que deseamos cubrir con la solución. Esta fase puede llevarse a cabo de manera interna o contando con la ayuda de una consultora especializada en este tipo de procesos.  En cualquier caso, todas las voces relevantes dentro de la empresa, que conozcan en detalle los distintos procesos de gestión, han de ser escuchadas. Con esto, además, evitaremos la natural resistencia al cambio que se da en muchas organizaciones.

La cantidad de esfuerzo y dedicación que invirtamos en esta fase inicial será crucial para, que al final podamos contar con una solución eficaz y, que permita a la empresa desarrollar todo el potencial de su modelo de negocio. Una vez terminada esta fase deberíamos de contar con un documento denominado como: «Toma de Requerimientos» o «RFP» (Request for proposal), que recogerá todos los requisitos funcionales y técnicos que se exigen a la nueva solución. También, es interesante incluir una estimación sobre las fases y duración del proyecto de implantación

2. Selección de producto y partner

En esta fase habrá que ponerse en contacto con los distintos proveedores preseleccionados para hacerles llegar el documento de toma de Requerimientos. Esta fase incluye reuniones de presentación, además de, demos de producto y negociaciones. Este punto suele alargarse varios meses ya que, es una decisión crucial que, implica a mucha gente y  es muy difícil de rectificar. Al igual que en la fase anterior, se puede hacer de manera interna o, se puede contratar la ayuda de un tercero que facilite la gestión del proceso.

Generalmente cada consultora asocia su propuesta de implantación a un producto. Lo más frecuente es elegir a una consultora por producto aunque, si hay una especial predilección hacia la funcionalidad de un determinado producto, puede haber varias consultoras que ofrezcan proyectos sobre un único ERP

3. Fase de diseño

En esta fase se profundiza en las necesidades de cada empresa, más allá del documento de toma de requerimientos. 

En este momento se realiza un análisis funcional completo de la solución a implementar. También, es necesario configurar los requisitos técnicos: servidores, redes y equipos que serán necesarios para dotar al sistema de un funcionamiento aceptable. Para una correcta marcha del proyecto es imprescindible que todas estas cuestiones sean reflejadas por escrito y aceptadas formalmente por ambas partes.

En esta fase  también ha de estar perfectamente establecido cual será «El Plan del Proyecto», detallando cada una de las fases, tareas y documentos entregables, así como las fechas previstas para cada una de ellas. Los equipos también han de estar configurados.

Una vez acometidas todas estas tareas se puede proceder con el lanzamiento del proyecto.

4. Fase de prototipo

En esta fase se realiza una instalación plana del ERP y sobre ella se comienza a parametrizar el prototipo que más tarde se convertirá en la solución. También, durante este punto se han de desarrollar todas las interfaces con terceras aplicaciones, así como los desarrollos adicionales, que hayan sido especificados en fases anteriores. Paralelamente, se debe de ir desarrollando toda la documentación del sistema lo que reducirá la carga de proyecto al final del trabajo.

Es importante también, comunicar más detalles de la solución a todos los agentes de la empresa implicados en el proyecto, facilitando así, la gestión del cambio.

Seguidamente, se han de realizar las pruebas unitarias, que consisten en probar por separado cada uno de los componentes de la solución, para poder depurar su funcionamiento. La empresa ha de mostrar su conformidad con las pruebas realizadas.

5. Fase de aprobación

Cuando el prototipo ha sido aprobado por el cliente se procede a realizar la carga de datos, que permitirá realizar una integración de los distintos componentes trabajando con datos reales, lo que facilitará las posteriores pruebas integradas.

Una vez realizadas las pruebas de integración será necesario preparar el entorno de producción, o lo que será la solución definitiva a implantar en la empresa, para ello, hay que realizar un proceso de migración de datos, en el que se extraerán los datos del anterior sistema, sometiéndolos a un proceso de depuración  y validación para garantizar su integridad y consistencia.

Es conveniente comenzar en esta fase con la formación a los principales usuarios, ya que, esto permite acortar el tiempo de adopción de la solución por parte de los usuarios finales.

6. Fase de arranque del ERP

En esta fase se termina la preparación del entorno de producción, se continua con la formación a usuarios y se dispone un plan de posibles contingencias. Una vez completado todo, se puede proceder al arranque.

Es recomendable que haya un buen soporte post-arranque dado que, es el periodo en el que más incidencias surgen. Este soporte ha de ser constante, y con un alto nivel de servicio, al menos hasta que el sistema se encuentre “estabilizado”.

7. Explotación y ampliación

Una vez que el sistema se ha estabilizado, y el nivel de incidencias tiende a disminuir, es el momento adecuado para hacer un balance sobre el proyecto, medir resultados, ROI y valorar en que medida se han cumplido nuestras expectativas.

Por otro lado, cabe señalar que las empresas son entes vivos que no permanecen estáticos y no son ajenas a los cambios, tantos internos como externos. Los sistemas de gestión han de ser capaces de reflejar esos cambios y no convertirse en un obstáculo en el desarrollo de la empresa. Es frecuente que, con el tiempo vayan surgiendo las necesidades de nuevos desarrollos y adaptaciones que, den respuesta a esa evolución de la empresa.

Un proyecto de implantación de ERP, es un proceso muy largo y complejo que, es difícil resumir en un sólo artículo. No obstante, aquí hemos tratado algunos de los puntos más básicos que, esperamos os hayan sido de ayuda. En nuestro blog: porlaempresa.com pueden encontrar una gran cantidad de artículos, que les serán de ayuda, para profundizar un poco más en el tema.

¿Está en fase de selección de ERP? Solicite presupuesto sin compromiso

MÁS DE GOLIVE
MEDIOS
NOTICIAS
FAQ
ÚNETE

 

Onegolive Services S.L.
919 91 70 09
976 79 73 04
comercial@onegolive.com

      Utilizamos cookies de terceros para prestar nuestros servicios, recoger información estadística y personalizar publicidad. Puede obtener más información sobre las cookies, o bien conocer cómo cambiar la configuración en nuestra Política de Cookies., pinche el enlace para mayor información.

      ACEPTAR
      Aviso de cookies