Las pequeñas y medianas empresas necesitan llevar un control eficiente y preciso de todos sus procesos de negocio para poder crecer y alcanzar el éxito en un mercado globalizado y marcado por una gran competitividad y una alta dependencia de las tecnologías.

Controlar cada una de las áreas del negocio y disponer de una visión global y real de la empresa debe ser uno de los objetivos prioritarios de toda pyme, ya que de esta manera podrá tomar mejores decisiones y obtener grandes resultados.

Los sistemas ERP son la solución ideal para aportar ese grado en el control y gestión de un pequeño negocio.

Aunque tradicionalmente estas aplicaciones estaban destinadas a grandes entidades y compañías, en la actualidad existen programas ERP para PYMES que permiten implementar este sistema de gestión en cualquier empresa, independientemente de su tamaño o del sector donde opere.

ERP en Pymes, todo lo que necesitas saber

Qué es un ERP

Un software de planificación de recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema para la gestión y administración de todas las áreas de un negocio de una forma centralizada.

Se trata de un sistema integrado que está compuesto por una serie de módulos que corresponden a las distintas áreas y funciones principales de la empresa.

Un ERP trabaja con una base de datos centralizada donde se recoge toda la información que maneja la empresa. Estos datos son accesibles por cualquier área de la empresa permitiendo una mayor agilidad y eficiencia a la hora de realizar sus distintas tareas.

Cuáles son las características de una herramienta ERP

Un sistema ERP es un programa de gestión empresarial que se diferencia por poseer una serie de características concretas.

Un programa ERP se define bajo los siguientes conceptos:

  • Integral. Un programa de planificación de recursos empresariales facilita la comunicación e interacción entre las distintas áreas del negocio. La información fluye en tiempo real entre los distintos departamentos aportando un mayor nivel de agilidad y capacidad de respuesta. Los datos que se manejan son consistentes y se evitan duplicidades.
  • Modular. Un ERP se compone de numerosos módulos que corresponden a funciones y áreas diferentes. De esta manera cada empresa puede utilizar aquellos que se adapten a su modelo de negocio.
  • Flexible y escalable. Se trata de una solución que se adapta a las necesidades de gestión específicas de cada empresa. Además, son herramientas escalables, es decir, se pueden añadir nuevas funciones o módulos según la empresa lo requiera, de forma rápida y eficiente.

Cuáles son los módulos de un ERP

Un ERP está dividido en módulos principales como compras, ventas, finanzas o recursos humanos. También incluyen módulos específicos para tareas concretas, que pueden ser útiles para un tipo de empresas, pero que no se utilizan en otras.

Cada empresa tiene libertad a la hora de elegir qué módulos va a utilizar de un ERP, descartando aquellos que no le sean de utilidad o que no mejoren su sistema de gestión.

Qué es un ERP para PYMES

Dos de los mayores problemas a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas en relación a la gestión de su negocio son:

  • El uso de aplicaciones que no son capaces de cumplir con sus expectativas actuales (software obsoleto, programas herméticos que no permiten adaptarse a nuevos cambios, etc.).
  • La utilización de herramientas distintas para gestionar las diferentes áreas de su negocio, lo que hace complicado e ineficiente el compartir información e impide realizar un trabajo colaborativo entre los distintos departamentos.

La mejor forma de solucionar estos problemas es la implementación de un ERP para PYMES. Estas soluciones para la gestión empresarial están diseñadas para poder coordinar todas las áreas del negocio de una forma centralizada y con un bajo coste que este tipo de empresas puede asumir.

Un ERP moderno incorpora la característica del trabajo en la nube, dotando a la PYME de la posibilidad de aprovecharse de todos los beneficios asociados como mayor movilidad, eficiencia y seguridad de la información.

Por qué utilizar un ERP para PYMES

Un ERP en PYME es una solución ideal para poder afrontar los retos a los que se enfrentan estas empresas en la actualidad, permitiéndoles competir con las grandes corporaciones que cada vez se hacen con un mayor porcentaje del mercado.

Las ventajas que ofrecen estas herramientas de gestión pensadas para los pequeños y medianos negocios son:

Ayuda a tomar mejores decisiones

Un ERP para PYME centraliza toda la información que proviene de las distintas áreas del negocio. De esta manera se puede tener una visión global y en tiempo real del negocio, permitiendo tomar decisiones a nivel estratégico mucho más eficientes.

Con un ERP la información está al alcance de toda la empresa por lo que puede consultarse en cualquier momento. De esta forma las decisiones que se tomen se harán mucho más rápido y tendrán mayor éxito.

Por ejemplo, un vendedor puede cerrar una venta al instante al poder consultar en tiempo real si un determinado artículo se encuentra ya en el almacén. Todo ello sin necesidad de comunicarse con el departamento de logística, ya que desde el propio ERP puede consultar esa información.

Reduce los costes operativos

Uno de los beneficios que aporta un ERP es la reducción de los costes operativos y administrativos. Con esta herramienta se optimizan los procesos de administración y se hace un mejor uso de los recursos del negocio, tanto los materiales como los humanos.

El personal ve cómo su rendimiento se ve incrementado al disponer de una herramienta que facilita muchos de sus procesos del día a día y les libera de tareas que merman su productividad.

Podemos ver un ejemplo del mejor uso de los recursos empresariales con un ERP para PYMES al considerar el tiempo que ahorraría a un trabajador del departamento financiero de la empresa. Este empleado no tendrá que introducir los asientos contables de una venta realizada por un vendedor, ya que se realiza de forma automática cuando se produzca la venta.

Ese tiempo liberado lo puede dedicar a realizar estudios de viabilidad, a calcular el retorno de una inversión o cualquier otra tarea que aporte valor a la empresa.

Incrementa las ventas

Un ERP incidirá directamente en las ventas de una PYME. El alto nivel de agilidad permite que los vendedores puedan reaccionar de forma inmediata para conseguir ventas que, de otra manera, se retrasarían, con el riesgo de que nunca lleguen a concretarse.

Los clientes recibirán un servicio de mayor calidad y que se adapta mejor a sus necesidades, haciendo que el número de compras o contratación de servicios aumente.

Aporta mayor dinamismo y flexibilidad al negocio

Un ERP aporta una mayor fluidez de los procesos que se realizan en la PYME. Muchas de las tareas repetitivas y tediosas se realizan de forma automatizada, consiguiendo ser más eficientes y productivos. Además, liberan tiempo al personal que puede dedicarse a otras tareas que aporten mayor valor al negocio.

Al implantar un ERP para PYMES se debe realizar un estudio de todos los procesos y tareas que se realizan en el negocio, con el objetivo de mejorarlos y eliminar aquellos que no sean eficientes o no estén aportando valor.

Es una solución escalable

Cada empresa tiene sus propias necesidades y necesita de un sistema de gestión diferente que se adapte a las mismas. Un ERP es escalable por lo que la PYME puede comenzar contratando sólo aquellos módulos esenciales para su trabajo e ir aumentando las funciones a medida que vaya creciendo y necesitando de un mayor nivel de gestión y control.

Imaginemos una empresa que tiene externalizado el sistema de almacenaje y distribución de sus productos. No necesita en el ERP utilizar el módulo de logística y transporte, así que no lo instala en su solución integral ERP.

Llegado un momento, esta empresa decide asumir de forma interna la gestión de su almacén y la distribución de sus productos. En ese momento puede añadir al ERP de forma rápida y sencilla el módulo de logística y transporte (sin que se produzca un impacto por la instalación de una nueva herramienta), y comenzar a operar en él para controlar y gestionar todos sus procesos logísticos.

Ventaja competitiva

Todos los beneficios que aporta un ERP convierten a esta solución de gestión en un elemento diferenciador con la competencia. Con un ERP el pequeño negocio será más rápido y eficiente que sus competidores y dispondrá de un control total de todas las áreas de la empresa.

Con un ERP una PYME tomará mejores decisiones y podrá adelantarse a la competencia ante las oportunidades y tendencias que presenta el mercado.

La importancia del precio de un ERP

Los ERP surgieron ante la necesidad de las grandes corporaciones de disponer de un software capaz de gestionar sus enormes departamentos y la gran cantidad de recursos que poseían. Por eso, son soluciones con un alto coste económico que, hasta no hace mucho, estaban fuera del alcance de una empresa pequeña o mediana.

Con la aparición de herramientas ERP para PYMES, estos negocios pueden implementar este sistema de gestión integral en su empresa, con unos costes ajustados que pueden asumir. Además, al ser un sistema modular, las PYMES sólo pagan por los módulos que utilicen, dando un mayor nivel de flexibilidad a la hora de adaptarlo.

Cuáles son los riesgos de un ERP para PYMES

Implementar un sistema ERP en una PYME requiere tener primero un amplio conocimiento de las necesidades de la empresa y analizar todos sus procesos e interacciones (externas e internas).

El proceso para adoptar una gestión ERP puede encontrarse con una serie de dificultades o barreras entre las que destacan.

Coste de implementación

Los programas ERP para PYMES tienen un coste muy inferior a las soluciones para grandes empresas. A pesar de eso, el coste puede ser muy elevado para una pequeña empresa si quiere implementar todas las opciones o módulos que un ERP contiene.

Para vencer esta dificultad en el coste es necesario seleccionar los módulos del ERP que son útiles para el negocio y prescindir de aquellos con escasa utilidad o que no se vayan a utilizar. Siempre habrá tiempo en un futuro para poder añadir nuevas funcionalidades a la herramienta.

Tiempo de implementación

La implementación de un ERP es un proceso que cambia por completo la gestión de las empresas y la manera en que se realizan las cosas.

Realizar esto puede llevar su tiempo por lo que la planificación y la implementación por fases es la mejor forma de controlar el tiempo que se va a invertir.

Rechazo del personal al cambio

Como ya comentamos anteriormente, pasar la gestión a ERP supone realizar cambios profundos en la empresa. Muchas de las tareas que se realizaban de forma tradicional se harán de forma diferente y el rol de muchos empleados tendrá de adaptarse o cambiar por completo.

Es habitual que ante este tipo de cambios drásticos muchos trabajadores sientan rechazo o temor, y se conviertan en una barrera para la implementación del ERP.

Una buena gestión e información en el proceso de implementación y la inversión en capacitación del personal sobre las nuevas herramientas, son soluciones para eliminar o minimizar el impacto de este problema de rechazo por parte del personal.

Impacto en los procesos del negocio

Hay que ser conscientes que muchas de las tareas tradicionales que se realizan en la empresa van a cambiar, lo que supone un gran impacto en la forma de trabajar y en el día a día.

La implementación de un ERP va a liberar tiempo a los trabajadores y va a conseguir que todo funcione de forma mucho más fluida, donde el trabajo colaborativo entre las distintas áreas de la empresa se verá reforzado.

Es importante analizar bien las necesidades de gestión para que la implementación del nuevo sistema no dificulte procesos y tareas que ya eran eficientes. El objetivo es mejorar y hacer un mejor uso de los recursos empresariales, siendo inaceptable que un proceso pase a ser menos ágil o eficiente tras el cambio.

Cuáles son los mejores ERP para PYMES

Existe una amplia oferta de sistemas ERP para PYMES. Estas herramientas han sido diseñadas teniendo en cuenta las características de este tipo de empresas y cuáles son sus demandas en cuanto a la gestión centralizada de todas sus áreas de negocio.

Dos de las aplicaciones ERP que mejor se adaptan a las pequeñas y medianas empresas son Sage X3 y Oracle JD Edwards.

Sage X3

Sage X3 es una de las mejores soluciones ERP existentes para gestionar y conocer todo lo que ocurre en una PYME. Se trata de un programa diseñado para facilitar el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas que ayuda a tomar decisiones más inteligentes.

Con Sage X3 los propietarios y directivos de la empresa siempre tendrán conocimiento de la situación de las diferentes áreas del negocio como finanzas, marketing y ventas, atención al cliente o logística y transporte.

Esta solución trabaja en la nube aportando una mayor movilidad a la empresa, facilitando el teletrabajo y ayudando a una mejor centralización y distribución de todos los datos del negocio entre sus distintos departamentos.

Oracle JD Edwards EnterpriseOne

Oracle apuesta por las medianas y grandes empresas con JD Edwards EnterpriseOne, ofreciendo un ERP diseñado para facilitar a las medianas (y grandes) empresas,  la automatización y simplificación de las tareas que se realizan día a día en sus distintas áreas de actuación.

Siendo conscientes de que las necesidades de las PYMES pueden ser similares a la de las grandes empresas, ofrecen un sistema ERP que se adapta a sus necesidades.

Oracle JD Edwards trabaja en la nube para mejorar la integración de las principales áreas de la empresa y conseguir que tengan un mejor funcionamiento. La cadena de suministros, las finanzas, los recursos humanos y la experiencia de cliente, entre otros, se verán notablemente mejorados al implementar esta solución ERP.

Las pequeñas empresas necesitan incrementar su agilidad y eficacia para poder competir en el mercado actual.

Con un sistema ERP de gestión empresarial podrán disponer de la herramienta perfecta para tener un control total de todas las áreas del negocio y realizar una gestión centralizada de la información, lo que incrementa la seguridad de los datos y facilita el acceso a toda la información desde cualquier departamento.

La implantación de un ERP en una PYME es un proceso que necesita una planificación y estudio previo para poder seleccionar los módulos que deben utilizarse, dependiendo de las necesidades de cada empresa.

Contar con el servicio de una empresa profesional y con experiencia en la implantación y monitorización de programas ERP como Oracle JD Edwards y Sage X3 es la mejor solución para poder adoptar este nuevo sistema de gestión de forma óptima y conseguir impulsar la empresa hacia un nuevo nivel.