Un ERP (Enterprise Resource Planning de sus siglas en inglés) es un conjunto de sistemas de información que tiene como finalidad la integración de algunos departamentos de la empresa tales como la producción, la logística, el inventario, los envíos o la contabilidad. Las características de un ERP destacan por ser escalables, automáticos y configurables.
Al usar un ERP en nuestra empresa, tendremos todos las áreas de la empresa, que hayamos considerado oportunos, al alcance de un solo clic.
De esta forma, la compañía podrá consultar la información mucho más rápido que por medios analógicos o informáticamente descentralizados y, por lo tanto, tomar decisiones de una forma más ágil. En consecuencia, podremos satisfacer las demandas de los clientes mucho más rápido que como lo hacíamos antes de implantar el sistema.
Características de un ERP
Las características de un ERP más valoradas son:
- Acceso a una base de datos centralizada: absolutamente todos los ERP tienen que poder tener acceso a una base de datos centralizada que compartan con todos los otros datos recogidos. En este sentido el programa irá a consultar los datos pertinentes y los arrojará de acorde a nuestra intención de búsqueda.
- Captura de datos automática: quizá el factor más importante de un ERP sea la recogida automática de los datos de la empresa. De esta forma no tendremos que estar informatizando, uno a uno, los datos que vayamos obteniendo para, por ejemplo, actualizar el inventario o llevar una contabilidad.
- Estructura de trabajo según módulos: esto significa que la información a tratar por parte de un ERP recae sobre las diferentes áreas habidas en la empresa. En este sentido, cuando hablamos de este tipo de estructura entendemos que agrupa la información obtenida desde los recursos humanos hasta ventas, producción o suministros.
- Son configurables (o no): dependiendo del ERP que tengamos en nuestra empresa deberemos de ser capaces de poder configurarlo para adaptarlo a nuestra compañía. En este sentido, el hecho de que sea configurable o no dependerá del tipo de ERP que tengamos comprado. Existen ERP cuyo código no es modificable y, por lo tanto, solo podremos adaptarnos a las capacidades de configuración que nos otorga la herramienta (normalmente muy básicas).
- Interacción entre los componentes del ERP: existe una capacidad de gestión dentro de la herramienta de una forma transversal. Esto significa que tendremos la capacidad de integrar y combinar los datos recogidos para dar una explicación o ejecutar una decisión de un departamento a otro.
- Sincronización entre departamentos (gastos de formación): aunque esta característica no es intrínseca de un ERP, si forma parte de ella. Siempre que queramos implantar un ERP necesitaremos trabajar de forma síncrona con todos los departamentos que vayamos a integrar mediante un Sistema de Planificación de Recursos.
- Capacidad de operar de inmediato: cuando trabajemos con un ERP estaremos en condiciones de acceder y operar en tiempo real con los datos suministrados. En este sentido, nuestra herramienta será capaz de emitir una factura inmediatamente después de haber recibido un pago.
- Gozar de una apariencia y uso intuitivo o consistente: lo que en inglés se denomina look & feel (que podría definirse como la sensación que percibimos al interactuar con el producto) es muy importante en este tipo de herramientas que aún están en proceso de integración en nuestro tejido empresarial. Las empresas suelen ser bastante conservadoras en lo que a su forma de gestión se refiere y, facilitar un entorno de trabajo agradable e intuitivo, facilitará las cosas. Además, está demostrado que, de esta manera, los costes de formación de empleados se reducen considerablemente.
Tipos de ERP
Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales son complejos en el sentido de que tienen el deber de poder adaptarse correctamente a las necesidades de una empresa para poder ser eficaces. En ese sentido, podríamos clasificar los ERP según los siguientes aspectos:
Con base en su diseño
- ERP predeterminado: consistirá en la adquisición e implantación de un ERP que ya está en el mercado y es accesible a todo el mundo. Cuentan con la ventaja de que son mucho más económicos que otros, pero sin embargo, presentan una serie de carencias donde destaca su rigidez a la hora de buscar adaptabilidades o integraciones adicionales. Los ERP predeterminados con más ventas en el mercado son SAP, Oracle y Sage.
- ERP a medida: este tipo de ERP son sistemas o programas hechos desde cero para atender de forma específica las necesidades de la empresa en cuestión. Esto significa que absolutamente todo se podrá modificar a gusto de la empresa. No obstante, su coste de desarrollo y mantenimiento es increíblemente alto.
Sobre la base del almacenamiento de la información
- ERP con almacenamiento local: en este caso, toda la información recabada por el ERP es consultada y almacenada en los servidores locales de la empresa. Esta era la forma en la que las empresas empleaban este tipo de sistemas hace unos años, sin embargo, presenta el inconveniente de tener que poseer un buen sistema informático a lo largo de la empresa y tener que invertir en su mantenimiento y, posiblemente, desarrollo con el paso de los años. Además, el costo eléctrico también será considerablemente más alto.
- ERP con almacenamiento en la nube: a estas alturas de la película es difícil que no sepas qué es eso de la nube (o cloud). Este tipo de ERP almacenan y consultan la información en servidores externos a la empresa. Es decir, en servidores dedicados (en el caso de los ERP a medida) o en los de la empresa desarrolladora (si tuviéramos un ERP predeterminado). Esta es una gran opción teniendo en cuenta que nos estaríamos ahorrando todos los costes inherentes al mantenimiento de nuestro servidor y todo el consumo eléctrico que supone.
Con base en la licencia del programa
- ERP de código privado: este tipo de licencias no permiten su acceso al código de fuente y suelen ser las más empleadas por las empresas pequeñas o de reciente creación. En este sentido su instalación e implementación será más cómoda, fácil y rápida. Además, será un poco más económica de lo normal.
- ERP open source: en este caso, el usuario sí podrá acceder al código de fuente del ERP para poder modificarlo a su antojo. Las empresas, al modificar el código de fuente, serán capaces de adaptar el sistema a las distintas necesidades de las áreas que resulten relevantes a la empresa. Esto quiere decir que los desarrolladores podrán hacer uso de la programación del sistema en cualquier momento. En este sentido, los software que ofrecen su código a los desarrolladores establecen una comunidad más grande que aquellas que prefieren mantener un código cerrado.
Con base en su complejidad
Evidentemente las necesidades de una gran empresa como Apple no son las mismas que la de una pequeña tienda de ropa de tu barrio. ¿Quieres saber qué características tiene un ERP por la prestación de sus servicios? ¡Sigue leyendo!
- ERP de nivel I: este tipo de ERP son empleados por gobiernos de todo el mundo y prestan servicios a empresas globales de todo el mundo. Ofrecen todos los servicios que una entidad de ese calibre puede desear con el fin de poder administrar y aunar todas las áreas. Las empresas de ERP nivel I más competentes históricamente han sido Oracle y SAP.
- ERP de nivel II: son un poco más limitadas que las de nivel I y suelen usarse por las entidades públicas locales o autonómicas. Además, matrices de empresas globales también suelen usar estos servicios.
- ERP de nivel III: gestionan empresas de tamaño medio que puedan requerir gestión de divisas o un servicio en múltiples idiomas.
- ERP de nivel IV: empleado por pequeñas empresas o microempresas. Sus servicios se centran mayoritariamente en la gestión de la contabilidad por lo que, en ocasiones, no son consideradas ERP al no integrar diferentes departamentos.
Utilidad de los ERP por áreas
Los ERP pueden ser tremendamente útiles y suponen una mejora de la eficiencia en aquellas empresas que sean capaces de integrarlo de forma óptima. En este sentido, las utilidades por las áreas principales de nuestra empresa son:
Recursos Humanos
En este área, un ERP podría ayudarnos en el proceso de contratación, selección y capacitación. Por ejemplo, en el caso de las contrataciones, podríamos integrar (evidentemente, todo de forma automática) los CV recibidos, su información en redes sociales o las respuestas a los formularios de admisión.
Por otro lado, tendremos un control de todos los empleados de la empresa. De esta manera, podremos acceder al informe de cada uno y revisar su productividad. Además, si tuviéramos salarios con cláusulas variables de producción, podría integrarse automáticamente a la hora de enviar la información pertinente al final de cada mes.
También estaremos en condiciones de interactuar con los trabajadores de la empresa tramitando logros, enviando noticias o encuestas que puedan crear un microclima eficiente de trabajo mediante la motivación continua de nuestros empleados.
Inventario o suministros
Todo el inventario en el haber de la empresa estará controlado por la ERP. Este nos podrá decir en cualquier momento la cantidad de unidades que nos quedan, una estimación del próximo pedido a proveedores e incluso la localización de los centros de almacén de cada una de las unidades.
Esta área está directamente relacionada con el departamento de compras y ventas. De esta forma se pueden ir actualizando en tiempo real las existencias.
Departamento de compras
Todo lo referido al aprovisionamiento de materias primas para nuestra producción estarán debidamente gestionados por nuestro ERP.
En este sentido podremos olvidarnos de elaborar nuestra lista de proveedores y los vínculos de productos que tenemos con ellos.
También tendremos la posibilidad de automatizar la solicitud de presupuestos con base en la cantidad que el ERP estime que necesitaremos (por lo que también puede efectuar órdenes de compra).
El ERP también nos podrá elaborar informes y evidentemente actualizará automáticamente las existencias una vez el proceso esté completado.
Ventas
Como vimos en las características de un ERP, todos los módulos están relacionados. Y esto no es una excepción. Como novedad, en el área de ventas, un ERP también puede trabajar con clientes potenciales o con la elaboración de oportunidades futuras a nuestro alcance.
Evidentemente también generará las facturas derivadas de las ventas y hará un seguimiento de todos los pedidos registrados. De esta forma, también podremos configurarlo para automatizar la aceptación de los pedidos entrantes.
Departamento financiero y contable
Los procesos contables pueden llegar a ser un dolor de cabeza para muchas empresas. En este sentido un ERP hace que parezca fácil.
Mediante la automatización de los movimientos empresariales y la integración entre áreas, una ERP estará en condiciones de clasificar todos los movimientos y facturas para la elaboración de la contabilidad conforme a la legislación vigente.
En este sentido, la posibilidad de error, el tiempo empleado y los costes derivados del departamento disminuyen considerablemente.
Por otro lado, la gestión de nóminas y presupuestos también podremos automatizarla con nuestro sistema y, por lo tanto, ahorrar una infinidad de tiempo valioso que podremos invertir en aportar valor añadido a la compañía.
También podrá elaborar informes que analicen la capacidad financiera de la empresa, así como las áreas en las que podemos tener más potencial.
Atención al cliente o CRM
El Customer Relationship Management (CRM por sus siglas en inglés) se verá mejorado por la integración en un ERP gracias al registro de todas las comunicaciones o interacciones con nuestros clientes. De este modo, sabremos rápidamente de qué tipo de cliente se trata y cómo podemos ayudarle.
Además, si lo integramos con el módulo de ventas, podremos potenciar aún más esta área (conociendo sus intereses, compras previas y posibles artículos que puedan interesarle).
Se podrán automatizar encuestas de satisfacción, noticias, newsletter…
Producción
En estos registros habrá constancia del uso de materia prima en cada proceso productivo. Por otro lado, mantendrá un control sobre nuestro sistema productivo alertando de posibles deficiencias y sincronizará los procesos competentes en el área.
También podrá elaborar análisis de costes (ahorrando, por lo tanto, en nuestra partida de contabilidad analística) y estimar previsiones.
Cadena de suministro o SCM
En este caso se gestionará todo lo que tenga que ver con el flujo de productos desde la empresa hasta el consumidor (y viceversa).
En este sentido, el Sistema de Planificación, tratará de gestionar la oferta y demanda del momento para poder gestionarla de una forma eficiente. Además, llevará un control de todas las devoluciones que se efectúen, seguirá cada uno de los paquetes entrantes o salientes de la empresa y podrá medir la eficiencia de los sistemas de transporte empleados.
Ventajas de usar un ERP
Como habrás podido ver tú mismo, una ERP simplifica mucho el día a día de las empresas y, por lo tanto, sus ventajas no son pocas. En cualquier caso, podemos destacar las siguientes:
- La optimización de los procesos de gestión es una evidencia. Al reunir todos los datos que participan en una empresa en una sola aplicación o sistema, hace que la coherencia y homogeneidad juegue a nuestro favor.
- La automatización de las tareas es una de las características de un ERP más valoradas. Esta facultad nos permite olvidarnos de todo lo que tenga que ver con la recogida y el tratamiento de una serie de datos de la empresa. Esto nos ahorrará tiempo y esfuerzo para dedicarnos a otros ámbitos de la empresa.
- Un buen sistema ERP deberá de incentivar nuestra escalabilidad mediante el análisis de las deficiencias de nuestra empresa. De esta forma podemos tomar decisiones de una forma más acertada.
- Tendremos un mayor control y trazabilidad en todo lo que afecte al ecosistema de nuestra compañía. Si hay algo raro, lo encontrarás fácilmente.
- Gozarás de una mayor seguridad en el tratamiento de los datos de tu empresa. Ten en cuenta que todos los datos relativos a tu empresa se encuentran en un repositorio donde nadie puede acceder. Esta información normalmente está asegurada mediante cifrados complejos que casi imposibilitan el acceso a cualquier persona ajena a la empresa.
- Ahorrarás tiempo y dinero. Al final todo se resume en esto. Un ERP te permitirá prescindir o limitar servicios que antes considerabas fundamentales (como los servicios contables) y, además, ahorrarás tiempo de todos tus empleados con la integración y automatización inherente del ERP. En este sentido, podrás destinar todo ese tiempo y dinero ahorrado a las áreas de la empresa que más lo necesiten con el fin de poder seguir aportando ese valor añadido que quieres para tus clientes.
En conclusión, las características de un ERP hacen que sea una gran solución a los principales inconvenientes de las empresas debido a la automatización e integración de los datos entre módulos.
Además, da igual el tipo de empresa que tengas porque los ERP son completamente escalables y se adaptan a cualquier dimensión empresarial. Como consecuencia, resulta una opción ideal para aquellas empresas que quieran agilizar sus procesos de control y gozar de más tiempo y ahorro.
