Las empresas necesitan llevar una administración y control de su negocio de forma ágil y precisa para poder competir en el mercado actual. Los sistemas tradicionales de gestión empresarial se han quedado desfasados para cumplir las demandas actuales de los negocios, donde existe una gran dependencia de la tecnología, la información es uno de los recursos más importantes y los clientes se han convertido en el centro del negocio.

Los nuevos sistemas de gestión empresarial como los ERP y los CRM son la solución para conseguir que un negocio pueda controlar todos sus procesos y flujo de información que maneja de forma ágil y óptima. Este tipo de programas son flexibles, y se adaptan a las necesidades de cada negocio.

A continuación, veremos qué son ERP y CRM y sus diferencias, mostrando por qué implementar un sistema ERP es la mejor alternativa para gestionar una empresa hoy en día.

ERP y CRM: diferencias entre estos dos tipos de software

ERP, qué es

Un programa de planificación de recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de gestión empresarial que abarca todas las áreas del negocio. Con una base de datos centralizada este tipo de programas integran diferentes módulos para la gestión de los distintos departamentos o áreas importantes de una empresa como logística, finanzas, producción, recursos humanos, etc.

Con un ERP se cambia el modelo tradicional de utilizar un software específico para cada área de la empresa por un sistema centralizado que gestiona y comparte la información en tiempo real.

Para qué sirve un ERP

El principal objetivo de un ERP es el de facilitar la gestión y administración de una empresa optimizando sus flujos de trabajo para conseguir una mejor toma de decisiones. Con la automatización de procesos y tareas el ERP permite que los trabajadores se centren en acciones que generen valor y no pierdan su tiempo en tareas repetitivas o monótonas.

Con un ERP todas las partes implicadas en el negocio tienen acceso a la misma información como datos financieros, información sobre el stock o tiempos de entrega, entre otros.

Cómo funciona un sistema ERP

Un sistema de ERP se divide en distintos módulos que se encargan de gestionar un proceso o área específica de la empresa. Toda la información que manejan estos módulos se encuentra centralizada en una base de datos y es accesible por parte de todos dentro de la empresa.

Con este sistema se automatizan procesos relacionados entre distintos departamentos consiguiendo un incremento de la eficiencia y un incremento de la agilidad del negocio.

Por ejemplo, cuando un vendedor cierra una venta, se genera un pedido que de forma automática llega al almacén, donde se prepara y pasa a distribución, mientras se genera el albarán o factura en el departamento financiero. Todo este proceso se realiza de forma automática y en tiempo real consiguiendo que todo el flujo sea mucho más rápido y preciso. De esta manera se entrega el pedido al cliente en mucho menos tiempos, incrementando su nivel de satisfacción.

Cuáles son las ventajas de utilizar un ERP

Las ventajas de un ERP son evidentes para todo negocio que decida implementar este sistema modular de gestión empresarial. Entre los principales beneficios de un ERP podemos destacar:

1. Mejora la gestión del negocio

La eficiencia y eficacia (el desempeño) de la empresa será mucho mejor al gestionarse con una solución ERP. La información centralizada, el acceso compartido de los datos en tiempo real, la automatización de tareas y el registro de todas las interacciones realizadas, permiten un mayor control y una mejor gestión del negocio.

La automatización de tareas repetitivas y monótonas consigue que se realice una mejor gestión de los recursos y conseguir centrarse en los procesos más productivos del negocio.

2. Ayuda a tomar mejores decisiones

Una de las principales características de un ERP es que facilita tomar las distintas decisiones del día a día de una empresa. Al centralizar y unificar toda la información que manejan los distintos departamentos, se crea una base de datos común que contiene información fiable. El acceso en tiempo real a estos datos permite tomar decisiones más rápidas y precisas, con lo que se consigue una mayor eficiencia y se pueden aprovechar oportunidades del mercado o anticiparse a tendencias.

3. Flexibilidad y escalabilidad

Un ERP es un software que se adapta a las necesidades específicas de cada empresa. Al ser un programa que funciona con un sistema modular solo será necesario implementar aquellos que sean de utilidad para el negocio. Por ejemplo, no será necesario un módulo de gestión de producción para una empresa que no elabore sus productos, o no habrá que utilizar el módulo de logística y transporte si se trata de un negocio de asesoría online.

En cualquier momento la empresa puede optar por implementar un nuevo módulo o funcionalidad si la necesita, ya que este tipo de programas son fácilmente escalables.

4. Reducción de errores

Con la automatización de muchas tareas y procesos del negocio se reducen los errores causados por prácticas manuales poco eficientes. Muchas tareas repetitivas como la gestión de informes, monitorización y seguimiento, comunicaciones, gestión de reclamaciones y similares, generan muchos errores si se realizan de forma tradicional. Automatizando todos estos procesos se eliminarán los errores y se liberará tiempo a los trabajadores que pueden dedicar en otras tareas que generen valor o sean más productivas.

Ejemplos de programas ERP

Existen diversos programas ERP para la gestión de una empresa. Dos de los ERP más populares y utilizados del mercado son:

  • Oracle JD Edwards. Se trata de un ERP enfocado a grandes empresas que quieran mejorar su nivel de competitividad en el mercado globalizado actual. Dispone de más de 80 módulos que recoge todas las áreas y procesos importantes de un negocio. Esta solución ERP se adapta a las necesidades de cada empresa gracias a su flexibilidad, trabajo en la nube, escalabilidad y diseño inteligente.
  • Sage X3. Este ERP está dirigido a pequeñas y medianas empresas que quieran apostar por una gestión moderna y ágil de todas las áreas de su negocio. Dispone de un entorno web con una interfaz sencilla e intuitiva que facilita su uso por parte de los usuarios. Es un software flexible que se adapta a cualquier tipo de empresa, independientemente de su sector o tamaño.

CRM, qué es

Un CRM (Customer Relationship Management) o gestión de la relación con los clientes es un software que centraliza toda la información de la empresa en sus interacciones con los clientes, independientemente de los canales por los que se realicen. Con toda la información almacenada y organizada sobre los clientes se dispone de un mayor conocimiento de los mismos para poder así conocer sus necesidades y anticiparse a ellas.

Las empresas que utilizan un CRM para gestionar su relación con los clientes, están situando el foco o el centro del negocio en los clientes. El objetivo es conseguir que el cliente disfrute de la mejor experiencia en su relación con la empresa en todo el customer journey (viaje del cliente), desde los primeros contactos, pasando por el proceso de compra y concluyendo con el servicio de postventa y atención al cliente.

Para qué sirve un CRM

Con una solución CRM una empresa dispone de una gestión de 360º de ventas, marketing y atención al cliente, gestionando de forma óptima su relación con los clientes al atender todos los puntos de contacto e interacciones que se producen en la relación del cliente con el negocio.

Un CRM también ayuda a mejorar la comunicación interna entre los equipos de trabajo compartiendo información de utilidad sobre los clientes que evitan muchas llamadas, correos electrónicos y reuniones. Es una herramienta de ventas y marketing muy eficiente gracias a proporcionar un conocimiento más profundo y preciso sobre los clientes.

Cómo funciona un sistema CRM

Un CRM se encarga de almacenar toda la información de los clientes actuales y potenciales del negocio (como nombre, dirección, canales de contacto, correo electrónico, llamadas de teléfono, consultas por chat, etc.). Esta información es clasificada y organizada de forma inteligente para ponerla a disposición de los equipos de venta y de marketing (y de otras áreas de la empresa) en tiempo real, para que puedan obtener mejores resultados en sus campañas de venta, promoción, y similares.

Cuáles son las ventajas de utilizar un CRM

Implementar un sistema CRM es la mejor solución para las empresas que quieren poner al cliente en el centro de su negocio. Esta herramienta de gestión empresarial aporta una serie de ventajas para el negocio entre las que podemos destacar:

1. Unifica toda la información sobre el cliente

Un CRM obtiene, almacena y clasifica toda la información que se genera entre cliente y empresa, sin importar el canal donde se genere como redes sociales, llamadas de teléfono, reuniones, chats, correo electrónico o formularios web, entre otros. Todos estos datos se unifican y centralizan en una única base de datos que es accesible en tiempo real por distintos miembros de la empresa, como los equipos de venta o el departamento de marketing.

Esta información en tiempo real permite una toma de decisiones más rápida y certera, por lo que se consigue cerrar contratos y ventas o aprovechar oportunidades que se presentan en el momento.

2. Facilita la segmentación

Definir de forma precisa el target o público objetivo al que se dirige una estrategia de la empresa de las características más importantes de un CRM. Esta herramienta posibilita que se realice una comunicación personalizada en campañas publicitarias o de ventas, de forma que se obtienen un mayor alcance y mejores resultados de conversión.

Los recursos invertidos en las estrategias se optimizan al estar dirigidos al público adecuado que es más receptivo a lo que la empresa le ofrece.

3. Incrementa el nivel de satisfacción del cliente

Con un CRM se pueden predecir las necesidades de los clientes para poder satisfacerlas incluso antes de que se produzcan. Los clientes que disfrutan de una mejor experiencia volverán a confiar en la empresa en el futuro y es más probable que la recomienden en sus círculos cercanos.

Con un CRM se consigue realizar una mejor captación de clientes y se aumentará la fidelidad de los clientes actuales del negocio.

4. Aumenta las ventas

Un CRM es una herramienta fundamental para los equipos de venta que les ayudan a cerrar ventas gracias al conocimiento profundo y preciso sobre los clientes. Con un CRM se puede consultar cualquier dato sobre un cliente en tiempo real para poder cerrar una operación sin tener que posponer para el futuro con el riesgo que esto conlleva.

Tipos de programas CRM

La oferta de software CRM existente es muy amplia, existiendo soluciones que se centran en aspectos operativos y otras hacen énfasis en el análisis de los datos de los clientes.

Los CRM en la nube son los más demandados en la actualidad al proporcionar múltiples ventajas como el acceso remoto a los datos independientemente del horario o el lugar desde el que se realice.

Diferencias entre CRM y ERP

Los programas ERP y CRM son los más demandados por las empresas en la actualidad para gestionar su negocio de forma eficiente y conseguir ser más ágiles y competitivos en sus procesos y tareas.

Existen diferencias importantes entre este tipo de soluciones que pasamos a enumerar a continuación.

Distintos objetivos

Un CRM se centra en la relación de la empresa con los clientes y clientes potenciales, capturando, almacenando, analizando y compartiendo toda la información que se genera en las interacciones. Por su parte, un ERP se centra en una gestión de todas las áreas del negocio buscando una mejor comunicación entre las mismas y optimizando el flujo de trabajo de todo el negocio.

Mientras un CRM se centra más en el área de ventas, atención al cliente y marketing, un ERP amplía su gestión a todos los departamentos que intervienen en el funcionamiento de la empresa.

Un CRM se relaciona con el aumento de ingresos al conocer mejor a los clientes y clientes potenciales mientras que con un ERP se tiene un mayor control de costes y una mejor optimización de todos los recursos de la empresa.

Implantación

A la hora de utilizar una de estas herramientas de gestión en un negocio un ERP suele ser prioritario al estar destinado a cubrir todos los departamentos y funciones de la empresa. El CRM es una solución más específica que no tiene una incidencia tan directa en todas las áreas de la empresa.

Un ERP necesita de la implicación de todos los miembros de la empresa y la transformación de muchos procesos y tareas del negocio, ya que se encarga de sustituir lo que ya existe. Un CRM es más ligero y sencillo de implementar al añadirse a los sistemas que ya se utilizan.

Muchas soluciones ERP incorporan un módulo específico CRM para la gestión de la relación con los clientes, por lo que no es necesario adquirir un CRM distinto.

Por estos motivos, el coste de implantación de un ERP es superior al de un CRM.

Capacitación del personal

Mientras en un ERP todos los miembros de la empresa deben aprender a manejar el programa, solo los miembros de algunos departamentos tendrán que hacerlo con un CRM. La interfaz y los distintos procesos del ERP se comparten entre los distintos módulos facilitando su uso por parte del personal de la empresa.

Por qué utilizar un ERP

Un ERP para empresas es la mejor solución en la actualidad para que las empresas puedan gestionar su negocio de forma ágil y efectiva para poder competir en un mercado globalizado, cambiante y digitalizado.

A continuación, ofrecemos una serie de motivos por los que una empresa necesita implementar un ERP para gestionar los procesos de su negocio.

Es el software más demandado

Según un estudio de la consultora digital española SoftDoit sobre las demandas de las empresas en cuanto a software de gestión, el ERP es el tipo de programa con un mayor porcentaje con un 49.17%, seguido de CRM con un 14,35 %.

La implementación de herramientas ERP es una práctica habitual hoy en día en aquellas empresas que buscan una gestión óptima de todos sus departamentos y áreas de negocio, convirtiéndolas en las más demandadas en la actualidad.

Facilita la transformación digital

Al contar con un sistema robusto de planificación de recursos empresariales se pueden abordar de forma más sencilla y eficiente los distintos problemas a los que se enfrenta una empresa cuando realiza una adaptación o transformación digital.

Las soluciones ERP cloud son ideales para conseguir que la transformación digital se lleve a cabo de forma adecuada al proporcionar disponibilidad de la información en tiempo real en un entorno de máxima seguridad, además de otras funcionalidades para ofrecer una mejor experiencia a usuarios y clientes.

Un ERP proporciona un marco flexible y dinámico para realizar la transformación digital. Este proceso de cambio requiere de una mejora continua pues siempre aparecen nuevas tecnologías que deben ser adoptadas por el negocio para no perder su nivel de competitividad.

El coste inicial de la transformación digital puede disminuirse al utilizar un ERP. Esta herramienta escalable permite implementar solo los módulos y funciones necesarias, pudiendo incorporar de forma rápida y sencilla nuevos complementos siempre que se necesiten. De esta manera se puede ajustar el coste inicial necesario para comenzar el proceso de la adaptación digital de la empresa.

Las soluciones ERP integran módulos CRM

Una de las razones más interesantes para utilizar un ERP es la posibilidad de implementar un módulo específico para la gestión de la relación con los clientes. De esta forma no será necesario realizar una inversión en un software externo al ERP para proporcionar a los departamentos de ventas, marketing y atención al cliente una herramienta para la gestión de la relación con los clientes.

Al utilizar el CRM integrado la misma interfaz se hace mucho más sencillo para todos los integrantes de la empresa el acceso a la información y el uso de sus funciones.

Incrementa el nivel de competitividad

Con un ERP se dispone de un mayor control de las operaciones que lleva a cabo la empresa. Al centralizar y compartir toda la información entre las distintas áreas del negocio y automatizar muchos procesos y tareas se alcanza un mayor grado de agilidad y eficiencia. Un negocio capaz de responder de forma más rápida y eficiente ante cualquier situación que se le presente, será mucho más competitivo.

Se adapta a cualquier tipo de empresa

Las soluciones ERP empezaron siendo utilizadas por grandes empresas con múltiples sedes, un gran número de trabajadores y procesos complejos de negocio. El éxito de estas herramientas ha permitido una evolución a lo largo del tiempo que ha llevado a la aparición de diferentes opciones diseñadas para toda clase de empresas. Incluso una pyme puede hacer uso de un ERP para poder mejorar su gestión, reducir costos, incrementar sus ventas y disponer de sus datos siempre actualizados y disponibles en tiempo real.

La modularidad de un ERP hace posible su implantación en cualquier negocio, ya que no es necesario utilizar el software completo con todas sus funciones, sino instalar aquellos módulos que sean necesarios para el funcionamiento de cada empresa.

Los programas ERP y CRM son las soluciones de gestión empresarial más utilizadas y demandadas del momento. Mientras los ERP se centran en la gestión integral de todas las áreas del negocio con un control de gastos y mejor flujo de la información que se maneja, los CRM enfocan a la empresa sobre el cliente, gestionan de forma eficiente toda la información que se genera en las interacciones cliente/empresa, con el objetivo de incrementar las ventas, conseguir nuevos clientes y aumentar el nivel de fidelidad de los clientes actuales.

Implementar una herramienta ERP es la mejor solución para una empresa al tratarse de un programa flexible y escalable que permite añadir un módulo CRM para poder gestionar la relación con los clientes. Se pueden encontrar en el mercado programas ERP que se adaptan a todo tipo de empresas, independientemente de la actividad a la que se dediquen o de su tamaño.