Adaptar la gestión empresarial a las necesidades actuales de un negocio para que pueda competir en un mercado globalizado y con una alta dependencia de la tecnología, debe ser una de las prioridades de toda empresa. Elegir un software de gestión flexible y que trabaje en la nube es la mejor alternativa para gestionar toda la información que maneja un negocio y agilizar su flujo de trabajo. Las soluciones ERP han demostrado ser la mejor alternativa para que un negocio pueda gestionar de forma eficiente su negocio, incrementando su productividad y competitividad.

Realizando una consultoría ERP se podrán conocer a fondo todos los procesos y recursos de la empresa para poder elegir la herramienta ERP que se adapte a sus necesidades. Se trata de un paso previo necesario a la implantación del sistema de planificación de recursos empresariales.

En este sentido, la ayuda de un profesional cualificado y con experiencia, como un consultor ERP, es la mejor solución para que el proceso de implantación se realice en el plazo fijado, con menores costes y minimizando los riesgos asociados a este complejo cambio.

Qué es una consultoría ERP

Un sistema ERP es un software modular que se encarga de la gestión de todas las áreas de una empresa, centralizando la información y compartiéndola con los distintos departamentos. Este programa está formado por una amplia variedad de módulos que cubren las áreas y funciones más importantes del negocio.

Para implantar una aplicación ERP en la empresa se debe disponer de un profundo conocimiento del negocio, su personal, los procesos que realiza, los productos que vende o elabora, los servicios que presta, la tecnología que está utilizando, y muchos otros aspectos relevantes de su funcionamiento. Al disponer de esta información y conocimiento sobre el funcionamiento de la empresa se podrá realizar un análisis completo y fiable para poder elegir una herramienta ERP y los módulos necesarios de la misma que cubran las necesidades del negocio en todas sus áreas.

Una consultoría ERP se encarga de realizar este estudio profundo de la empresa que revelará los puntos críticos y los requerimientos en cuanto a la implantación de un sistema ERP para la gestión, planificación y administración.

Cada negocio es diferente y necesita de distintas funcionalidades o procesos a optimizar. Con una consultoría ERP se podrá adecuar la implantación del software ERP según las necesidades específicas del negocio, descartando aquellas que no sean necesarias o no aporten valor. De esta manera se conseguirá ajustar el coste del cambio a la nueva herramienta, utilizando solo los módulos y funciones necesarias.

El consultor ERP se vuelve en un perfil fundamental en el proceso de selección e implantación del ERP, así como en el posterior seguimiento para su correcto funcionamiento.

Cuándo debe realizarse una consultoría ERP

Una empresa necesita una consultoría ERP cuando quiere cambiar su sistema de gestión tradicional, compuesto por distintos programas para las diferentes áreas del negocio, por una solución moderna, flexible y centralizada que le permita dar el salto a un nuevo nivel de productividad y competitividad.

También es necesaria una consultoría ERP si el sistema actual implementado no está teniendo buenos resultados o está siendo complicado de asimilar por los equipos de trabajo. En este caso, el consultor ERP analizará a fondo la situación actual de la implementación ERP realizada y ayudará a realizar los cambios y ajustes necesarios para enderezar el rumbo y poder sacar el máximo partido de la herramienta.

Otros motivos por los que puede ser necesaria una consultoría ERP son:

  • La empresa que desarrolló o implantó el sistema actual ERP del negocio ha desaparecido.
  • La obsolescencia tecnológica del negocio afecta seriamente a los procesos y tareas del negocio.
  • El sistema ERP no ha sido bien implementado y cuenta con muchos “parches” o defectos.
  • El modelo de negocio sufre cambios significativos.
  • Los procesos y forma de trabajar de la empresa están muy arraigados y la transición al nuevo software está siendo complicada.
  • La empresa se encuentra en las primeras fases y quiere utilizar un sistema de gestión ERP, pudiendo así dedicar mayor tiempo y esfuerzo a implantarlo sin que afecte a su actividad (al no tener una gran carga de trabajo).
  • La empresa necesita soporte después de una adaptación ERP para poder evaluar y corregir cualquier defecto o problema.

Cuál son las funciones del consultor ERP

Un consultor ERP se erige como la figura necesaria para coordinar todos los procesos necesarios en la implantación de la herramienta en el negocio, desempeñando una serie de funciones claves en este proceso a nivel estratégico, organizativo y de manejo de los procesos técnicos.

El perfil de este profesional debe incluir habilidades organizativas y de análisis para poder reestructurar el negocio en busca de un mayor grado de eficiencia.

La capacidad para comunicarse con todos los miembros de la empresa es otra faceta necesaria para el consultor ERP. Debe tener la habilidad de explicar las ventajas y la forma de proceder ante los nuevos cambios, y aprovechar el feedback de todos los trabajadores para conseguir una implementación óptima del sistema ERP.

Uno de los objetivos del consultor ERP es conseguir que la implementación se lleve a cabo de forma exitosa en un tiempo óptimo, con unos costes reducidos y minimizando los riesgos.

Las principales funciones que desarrolla un consultor ERP son:

Análisis de la situación del negocio

El estudio y análisis de la situación real del negocio es una de las primeras tareas que realiza el consultor ERP. El objetivo es conocer los puntos críticos, procesos inadecuados y tareas poco productivas que se llevan a cabo en la empresa. De esta manera podrá tener una visión de las necesidades reales que debe cubrir la nueva aplicación de gestión.

Validar la herramienta ERP

El consultor ERP es el encargado de confirmar si la herramienta ERP es capaz de cubrir las necesidades de la empresa en sus distintas áreas. Seleccionar los módulos y funciones a utilizar y proceder a desarrollar aquellos que no puedan ser cubiertos por la aplicación por sí misma son otras de las tareas importantes del rol del consultor ERP.

Comunicación a todos los niveles

La implantación de un sistema ERP afecta a todas las áreas y niveles del negocio. El consultor ERP debe ser capaz de comunicarse con todos los miembros de la empresa, desde dirección y gerencia, pasando por los encargados de departamentos y tareas, hasta los operarios. De esta forma podrá detectar aquellos puntos críticos en la implementación y podrá explicar las posibilidades que ofrece la nueva herramienta para cada trabajador.

En una empresa siempre habrá partes del negocio o personas que sientan los cambios como amenazas y se muestran reticentes a modificar sus hábitos de trabajo. Detectar estos problemas y actuar de forma adecuada para conseguir eliminar las barreras que se levantan hacia nuevas formas de hacer las cosas, debe ser otra tarea básica del consultor ERP.

Automatizar procesos y tareas

Uno de los objetivos de la implantación de un sistema ERP es el de reducir los costes optimizando el tiempo, esfuerzo y recursos necesarios para realizar una tarea o proceso. El consultor ERP debe detectar y eliminar procesos repetitivos, automatizar tareas para acelerar los procesos y liberar al personal, y en general, aprovechar todos los recursos disponibles del negocio.

Solucionar problemas de implantación del ERP

La implantación de un sistema ERP es un proceso complejo en el que se producen muchas incidencias o problemas como desviaciones del plan marcado de implementación, reticencia de los trabajadores hacia los cambios, retrasos en el desarrollo de funcionalidades o falta de la formación necesaria de los usuarios o decisiones que toma la dirección de forma unilateral que dificultan el proceso de implementación.

El consultor ERP es el encargado de lidiar y solucionar todos estos problemas que se pueden encontrar durante la implantación del nuevo software de gestión.

Formación de los usuarios

Un aspecto que también es muy importante dentro de las funciones de un consultor ERP es la de formar a los trabajadores a la hora de utilizar la nueva herramienta. Una de las claves del éxito en la implantación de un sistema ERP es que el personal se involucre y sea capaz de manejar con soltura la aplicación, consiguiendo así no solo que su rendimiento mejore, sino que afecte de forma positiva al resto de los procesos del negocio.

Las empresas que apuestan por un sistema ERP se adaptan mejor a las nuevas condiciones del mercado donde la globalización es un hecho, la transformación digital es una necesidad, el cliente es el centro de atención de las empresas y el número de competidores es muy elevado.

Una consultoría ERP es la forma ideal de implantar este tipo de herramientas de gestión, ya que afectan a todas las áreas del negocio, e implica un cambio en las formas de trabajo tradicionales de la empresa.

El consultor ERP se erige como pieza fundamental para poder alcanzar este cambio de software de gestión de forma exitosa. Su objetivo es conseguir que el proceso de implantación del ERP llegue a buen fin en el plazo fijado, con un menor coste económico y eliminando los posibles riesgos.