La consolidación financiera sigue siendo una de las actividades más importantes dentro de cualquier departamento contable.
Debido a que esta área ha adquirido un enfoque más dirigido hacia el desarrollo estratégico de la compañía, los responsables deben encontrar una fórmula que les lleve a reducir actividades manuales y costosas, para dedicar la mayor parte de su tiempo en este rol enfocado hacia el progreso y desarrollo del negocio.
Realizar la consolidación sigue siendo uno de los mayores problemas en los departamentos contables de muchas empresas.
Esto se debe a que utilizan software desfasados o aplicaciones que no están interconectadas, o bien se limitan a hacer todo el trabajo en hojas de cálculo Excel.
Las nuevas tecnologías cuentan con programas y funcionalidades que aligeran notablemente la carga de trabajo y facilitan la consolidación contable, liberando ese deseado tiempo para buscar el desarrollo empresarial.
¿Cuáles son los fallos en las empresas a la hora de llevar a cabo la consolidación financiera?
El principal fallo, como mencionamos anteriormente, es el uso de tecnología desfasada para llevar a cabo la consolidación.
Esto se da, sobre todo, con programas donde la información se almacena en distintos lugares, los cuales no pueden interconectarse, y terminando con unos datos dispersos y poco fiables.
Además, el uso de programas como Excel tampoco nos asegura la obtención de una información perfectamente conectada, ya que la introducción manual de los datos siempre supone un riesgo (se pueden olvidar algunos), además del alto consumo de tiempo que ello conlleva y la tendencia a errores manuales.
Además, las plantillas Excel no permiten modificaciones simultáneas de los datos por parte de varios miembros del equipo, y tampoco incluyen inteligencia artificial que facilite los procesos, por lo que estamos hablando de un método totalmente desfasado y poco eficiente.
El principal objetivo por parte de cualquier departamento financiero consiste en conseguir una solución unificada y compacta, en la que la información se encuentre interconectada en el mismo sistema, los procesos se compartan y las decisiones se puedan tomar con toda la información disponible al mismo tiempo.
Claves para mejorar la consolidación financiera de una compañía
Dada la importancia y lo complicada que puede llegar a ser esta tarea, si no se realiza de manera óptima se terminará convirtiendo en un problema a largo plazo dentro del departamento contable.
Reducir los errores de consolidación y aumentar la eficiencia es fundamental, para conseguir un desarrollo óptimo de las actividades financieras y contables sin perder un valioso tiempo que se podría invertir en otras tareas.
El área financiera y contable necesita de un software unificado, pero esta unificación debe buscarse en la totalidad de la empresa, no exclusivamente en un departamento determinado.
Encontrar una solución adecuada significa tener en cuenta el papel de cada una de las piezas que conforman la compañía, y entender que todos los departamentos se verán beneficiados si se utiliza un software donde la información se comparta de manera inmediata entre todos, eso sí aplicando los accesos y la seguridad requerida en cada empresa.
Un programa de consolidación financiera necesita cumplir con las determinadas funciones, que consideraremos las claves para mejorar la consolidación en tu empresa.
1. Poseer un sistema suficientemente potente como para cumplir con los movimientos que realice la empresa en el día a día
Sobre todo en grandes compañías, es imprescindible que el software escogido tenga la potencia suficiente para cumplir con todos los movimientos y acciones que lleve a cabo la empresa en el día a día.
Es muy importante que el sistema se ajuste a las necesidades del negocio y no cree cuellos de botella, ya que un movimiento correcto de los datos puede reducir los fallos en la consolidación.
2. Permitir un análisis minucioso de los datos, independientemente de su tamaño
El tratamiento de la información es muy importante, sobre todo en una tarea tan delicada como la consolidación financiera, por lo que es imprescindible que el software nos permita analizar los datos con todos los detalles posibles, independientemente del tamaño que estos ocupen.
En este sentido, es muy recomendable que el programa cuente con funciones que organicen automáticamente la información y nos la muestren resumida, con la opción de ver cualquier detalle que nos sea necesario.
3. Utilizar datos de todos los departamentos para los procesos de consolidación financiera
Pese a que el área contable y financiera maneja grandes cantidades de datos relevantes de cara a la consolidación, no podemos olvidarnos de los procesos y tareas que llevan a cabo el resto de departamentos de la compañía, por lo que es imprescindible que toda la información se integre dentro del programa, y esté disponible a la hora de consolidar.
4. Soportar fuertes cargas de trabajo y permitir el uso del sistema a más de un trabajador de forma simultánea
Las empresas con muchos trabajadores necesitan un software que les permita utilizarlo de forma simultánea, ya que las cargas de trabajo serán bastante fuertes.
El sistema tiene que estar perfectamente preparado para soportarlas, ya que, en caso contrario, generará problemas de eficiencia y no se cumplirán los principales objetivos mencionados anteriormente.
5. Generar informes y calcular indicadores automáticamente
Por último, pero no menos importante, la automatización de los cálculos y la generación de informes es un pilar fundamental en cualquier buen software contable. En la actualidad, es inviable que un trabajador calcule manualmente, por ejemplo, los flujos de caja o los ratios financieros, por lo que nuestro programa nos debe proporcionar toda esta información de forma automática.
¿Qué software se recomienda para mejorar la consolidación?
La empresa Prophix cuenta con un programa homónimo totalmente preparado para cumplir con las funciones mencionadas anteriormente.
Este software se especializa en simplificar la consolidación financiera, automatizando y aligerando los procesos que más tiempo consumen, incrementando notablemente la eficiencia. Entre las principales ventajas de Prophix respecto a otros softwares de su uso encontramos:
- Mejora de la toma de decisiones al unificar la información del área contable y financiera.
- Cumplimiento de todos los estándares y normativas relacionadas con la consolidación.
- Posibilidad de realizar todos los ajustes y modificaciones deseadas por el trabajador.
- Generación de informes detallados para realizar auditorías internas y/o externas.
- Unificación de todas las áreas del negocio en el mismo software.
- Detección de problemas y riesgos en los procesos de consolidación y cierre de las cuentas.
La consolidación financiera es una tarea costosa y duradera si se realiza de forma manual, pero la tecnología actual nos permite aliviar una gran carga de trabajo, aumentando la eficiencia y reduciendo los posibles errores.
Un buen software como el de Prophix automatizará todos los procesos y los unificará, incrementando el rendimiento de todos los departamentos. Además, se trata de un sistema multiempresa, multipaís, multidivisa y multiidioma que crecerá al mismo rito que lo haga su compañía.
En GOLIVE somos partner oficial de Prophix, por lo que estamos capacitados para acometer la instalación en su empresa y ayudarles en su proceso de transformación digital.
